A Técnica Pomodoro® é um método de gerenciamento de tempo elaborado por Francesco Cirillo que ao utilizar períodos de tempo intercalados (25 minutos de foco total, chamados “pomodoros” e de 3 a 5 minutos de pausa curta), busca aumentar a produtividade (agilidade mental) das pessoas. De pouco em pouco se chega longe.
Relógio que deu origem ao método Pomodoro.
Vou começar este texto contando uma prática que aplico em aula e que gostaria que o leitor fizesse. Quantas letras o nosso alfabeto tem? Em quanto tempo você acha que conseguiria falar em voz alta e na ordem?
Para facilitar, as nossas 26 letras são:
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z.
Em aula eu peço para que os estudantes façam duplas e enquanto um fala as letras em voz alta e ordenadas o outro marca o tempo. Caso o estudante que estiver falando errar, ele tem que recomeçar. Em média (depois da “ficha cair” – acertar a ordem) se leva em torno de 8 segundos para cumprir a tarefa.
Realizada essa tarefa eu peço para que a mesma dupla, com a mesma dinâmica, falem em voz alta e na ordem os 26 primeiros números, ou seja de 1, 2, 3, 4, . . . . , 25, 26.
Neste caso as duplas conseguem falar os 26 primeiros números em ordem em torno de 6 segundos, terminando a segunda tarefa.
Agora que vem a parte divertida. O desafio é intercalar as tarefas, ou seja, falar A1, B2, C3, D4, …, Y25, Z26.
A grande maioria das duplas desiste, e os que conseguem levam 45, 50 segundos, às vezes mais de um minuto!
Como que duas tarefas que realizadas individualmente levam menos de 10 segundos cada, se tornam uma tarefa de um minuto? A resposta está no foco! Realizar tarefas simultâneas é terrível para o nosso cérebro e reduz drasticamente a velocidade do trabalho. A lição aprendida é: Faça uma coisa de cada vez, não desperdiçando tempo.
Esse exercício é baseado em uma dinâmica similar proposta por Sutherland, J. e Sutherland, J.J. no livro Scrum: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo. Recomendo fortemente a leitura (Inclusive a dinâmica proposta pelos autores acrescenta os numerais romanos).
Mas como praticar uma gestão de tarefas/tempo para sermos mais produtivos? Uma grande ferramenta para alcançar esses objetivos é a Técnica Pomodoro®.
A Técnica Pomodoro® é organizada em seis objetivos incrementais:
1 – Descubra quanto esforço uma atividade exige – quebre uma atividade em uma série de tarefas e organize em uma lista estilo TO DO (a fazer)
2 – Reduza as interrupções – durante o ciclo de pomodoro (25 min) não tire o foco, ou seja, responder mail, whats, etc fica para depois (quem sabe um pomodoro específico para essas atividades)
3 – Estime o esforço para as atividades – com o tempo saiba estimar quantos pomodoros uma determinada atividade leva, exemplo: “Eu levo em média 50 min para ler 50 páginas, portanto para terminar de ler esse relatório, preciso de 2 pomodoros.”
4 – Torne o Pomodoro® mais eficaz – ao iniciar o ciclo de um ou mais pomodoros (dependendo da atividade), faça uma revisão dos passos/tarefas que essa atividade necessita para ser realizada, pode ser que durante essa revisão haja um ajuste na quantidade de passos/tarefas.
5 – Estabeleça um horário – ao estabelecer um limite de pomodoros para realizar uma determinada tarefa, criamos uma competição interna com o nosso cérebro garantido ainda mais foco, ainda mais quando terminamos tudo, dando o ciclo de descanso (pausas curtas e/ou longas, dependendo de quantos pomodoros a tarefa demandou) garantido uma sensação boa para a mente.
6 – Defina seus próprios objetivos – um ciclo de pomodoro pode ser para qualquer coisa, até mesmo para lazer, o importante é ter esses dados até para entender que se está consumindo muitos ciclos em uma determinada atividade, o que pode gerar um gargalo/falta de tempo em outras.
Conforme o site oficial, o Processo Pomodoro® Core consiste em 6 etapas:
- ESCOLHA UMA TAREFA QUE VOCÊ GOSTARIA DE REALIZAR
Algo grande, algo pequeno, algo que você vem adiando há um milhão de anos: não importa. O que importa é que é algo que merece toda a sua atenção.
- DEFINA O POMODORO® POR 25 MINUTOS
Faça um pequeno juramento a si mesmo: passarei 25 minutos nessa tarefa e não me interromperei. Você consegue! Afinal, são apenas 25 minutos.
- TRABALHE NA TAREFA ATÉ FINALIZAR O POMODORO®
Mergulhe na tarefa pelos próximos 25 minutos. Se de repente você perceber que tem outra coisa para fazer, escreva a tarefa em uma folha de papel.
- QUANDO O POMODORO® FINALIZAR, COLOQUE CHECK NA LISTA DE TO DO
Parabéns! Você gastou um Pomodoro® inteiro e sem interrupções em uma tarefa.
- TENHA UM DESCANSO CURTO
Respire, medite, pegue uma xícara de café, faça uma caminhada curta ou faça outra coisa relaxante (ou seja, não relacionada ao trabalho). Seu cérebro vai agradecer mais tarde.
- A CADA 4 POMODOROS, FAÇA UMA PAUSA MAIS LONGA
Depois de completar quatro pomodoros, você pode fazer uma pausa mais longa. 20 minutos é bom. Ou 30. Seu cérebro usará esse tempo para assimilar novas informações e descansar antes da próxima rodada de Pomodoros.
Para finalizar, quero recomendar dois aplicativos que podem auxiliar nessa jornada: O Focus @ Will e o Forest: Stay focus, be present, ou simplesmente Forest.
O Focus @ Will é um serviço de assinatura baseado em neurociência que usa listas de reprodução seqüenciadas em partes de músicas/sons instrumentais projetadas para melhorar a produtividade dos usuários, nele é possível definir um estilo musical que te ajude a manter o foco, bem como estabelecer os ciclos de tempo que a faixa sonora vai tocar. É o app que utilizo, e sempre que escuto o “plim” e inicia uma parte de música clássica já sei que tenho um ciclo de 25min de foco.
O Forest tem como objetivo facilitar o gerenciamento do tempo do usuário, tornando-o menos dependente do seu celular. E de uma forma divertida (através da gamificação) e com uma proposta social, uma vez que quanto mais você passar um tempo longe de seu celular, o seu usuário no app cultiva árvores virtuais e ganha moeda, que podem ser usadas para ajudar a plantar árvores reais. No app é possível configurar esse tempo em ciclos de pomodoro.
É isso pessoal, espero que tenham gostado e fiquem focados!
A presto!
Artigo elaborado e escrito por Guilherme Bertoni Machado, professor ESPM-POA e Coordenador Incubadora START
REFERÊNCIAS:
Sutherland, J. e Sutherland, J.J. Scrum: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo. ISBN 9788543107172, GMT, 2019.
https://francescocirillo.com/products/the-pomodoro-technique